كيفية كتابة خطاب رسمي بشكل احترافي

[نورهان توفيق]

يُعد الخطاب الرسمي وسيلة مهمة جدا للتواصل بين الأفراد وبين الجهات المختلفة، ولذلك من المهم جدا القيام بكتابة الخطابات الرسمية بشكل أكثر من احترافي حتى يعكس مستوى الكاتب المهني، فمن الضروري جدا عند كتابة خطاب رسمي تجنب القيام باستخدام المصطلحات الفنية أو الكلمات الغامضة، والتأكد التام من أن الرسالة واضحة جدا ومفهومة للقارئ، كما أن من الضروري أيضا عند كتابة خطاب رسمي تجنب القيام باستخدام الألفاظ العامية أو استخدام العبارات غير الرسمية، واستخدم الأسلوب الرسمي الذي يليق بالمناسبة.


ومهم الحرص التام على استخدام التنسيق المناسب عند كتابة خطابات، بما في ذلك العنوان، والتحية، والمحتوى، والتوقيع والتأكد التام من خلو خطابات ادارية على ايا من الأخطاء الإملائية أو الأخطاء النحوية، ومراجعه المحتوى أكثر من مرة وذلك للتأكد التام من دقته.


كيفية كتابة مقدمة خطاب رسمي بشكل احترافي

من الضروري جدا عند كتابة خطاب رسمي أو كتابة خطابات بشكل عام ان يبدأ الخطاب بمقدمة احترافية وواضحة ومباشرة، حتى تثير من اهتمام القارئ وتجعله يرغب في قراءة المزيد، كما أنها من المفضل ان تتضمن على المصطلحات الاحترافية مثل "افتتاحية قوية" و "مؤثرة"، مما يوحي ذلك بأن المحتوى سوف يقدم المعلومات المفيدة والقيمة.
فمن الأفضل عند كتابة مقدمة خطابات رسمية أو خطابات ادارية ان تبدأ المقدمة بالعبارة الترحيبية المهذبة، ومن المهم تحدبد الغرض من الخطاب بالشكل الواضح والمختصر، واستخدام اللغة المهذبة والرسمية، و تجنب القيام باستخدام ايا من العبارات العامية أو الكلمات العامية، والحرص على أن تكون المقدمة مختصرة ومباشرة.


طريقة كتابة خطاب رسمي بشكل احترافي

كما ذكرنا بأن الخطابات الرسمية هي الجزء الأساسي من التواصل في الحياة المهنية والأكاديمية، فهي التي يتم استخدامها لمجموعة متنوعة من الأغراض، مثل تقديم الشكاوى، أو طلب المعلومات، أو التقدم لوظيفة، وحتى تتعرف من كتابة خطاب رسمي بشكل أكثر من احترافي

يجب مراعاة النقاط التالية:

استخدام اللغة المهذبة والرسمية.
تجنب الاستخدام للعبارات العامية أو الكلمات العامية.
القيام بكتابة الخطاب بالأسلوب الواضح والمختصر.
ترتيب الأفكار بالشكل المنطقي.
مراجعة الخطاب قبل القيام بإرساله وذلك من أجل التأكد التام من عدم وجود الأخطاء الإملائية أو النحوية.


نصائح الإضافية لكتابة خطابات رسمية بشكل أكثر من احترافي

ابدأ بالمقدمة القصيرة والمختصرة التي تحدد الغرض من الخطاب.
اذكر كافة المعلومات ذات الصلة في جسم الخطاب.
قم باستخدام اللغة الإيجابية والمنفتحة.
احرص تماما على كتابة الخاتمة المختصرة التي تؤكد على شكرك أو أملك في الحصول على الرد.
فإذا كنت بحاجة إلى كتابة خطاب رسمي، فإن اتباع هذه النصائح سوف يساعدك كثيرا على إنشاء الخطاب الاحترافي الذي يترك الانطباع الجيد جدا لك لدى القارئ.


أشهر عيوب الخطابات الكتابية

الخطابات الكتابية هي الوسيلة المهمة للتواصل بين الأشخاص، سواء في الحياة الشخصية أو المهنية، ومع ذلك، يمكن أن تتعرض الخطابات الكتابية للمزيد من العيوب التي قد تؤثر كثيرا على فاعليته، ومن أشهر عيوب الخطابات الكتابية الآتي:
عدم الوضوح: يمكن أن يكون سبب عدم وضوح الخطاب عدم تحديد الغرض من الخطاب بالشكل الواضح، أو القيام باستخدام اللغة الغير واضحة أو المبهمة.
طول الخطاب: قد يكون الخطاب طويلًا جدًا، مما يجعله صعب جدا في القراءة وفي الفهم.
عدم الاتساق: قد لا يكون الخطاب متناسقًا في أفكاره أو لغته، مما يجعله صعب جدا في المتابعة.
وجود الأخطاء الإملائية والنحوية: يمكن أن تؤدي الأخطاء الإملائية والنحوية إلى الإعاقة في فهم الخطاب.
ولتجنّب هذه العيوب

يجب المراعاة لكافة النقاط التالية عند القيام بكتابة الخطابات الكتابية

حديد الغرض من الخطاب بشكل واضح.
القيام باستخدام اللغة الواضحة والمختصرة.
ترتيب جميع الأفكار بالشكل المنطقي.
مراجعة الخطاب قبل القيام بإرساله وذلك
للتأكد من عدم وجود الأخطاء الإملائية أو النحوية به.
بالالتزام بهذه النقاط، يمكن كتابة خطاب رسمي فعال يترك انطباعًا جيدًا جدا لدى القارئ.


مميزات كتابة خطاب رسمي :
الدقة: تتميز الخطابات الرسمية التي يتم إنشاؤها من خلال منصة أوراقي بالدقة والإحكام، والخالية تماما من الأخطاء الإملائية والنحوية.
الاحترافية: تعكس الخطابات الرسمية التي يتم إنشاؤها من خلال منصة أوراقي الاحترافية والرقي، وذلك بسبب القيام باستخدام اللغة الرسمية والتصميم المميز.
السرعة: يمكن إنشاء الخطابات الرسمية من خلال منصة أوراقي بكل سرعة وسهولة، وذلك بفضل الواجهة البسيطة والمتنوعة على الموقع.